Как правильно формировать и использовать парк вычислительной и оргтехники

Сегодня закономерно встает вопрос об эффективности использования компьютерной и оргтехники. В небольших организациях, например, в некоторых учреждениях дополнительного образования техника может использоваться нерационально, вследствие чего возможны закупки излишнего оборудования. В то же время, неверное, планирование закупок техники и программного обеспечения могут привести к переизбытку оргтехники одного типа и нехватке другого оборудования, так что, например, компьютер или ноутбук могут находиться на столах не у каждого методиста.

Нет сомнения, что стильный и качественный кабинет руководителя купить нужно. Ведь в этом кабинете происходят деловые встречи, планерки и переговоры с поставщиками или оптовыми клиентами фирмы. В то же время, наблюдать в кабинете отсутствие оргтехники будет по меньшей мере странно. Для обеспечения нормальной работы и непрерывности бизнес-процессов необходимо, чтобы руководящий кабинет был обеспечен всем необходимым оборудованием — от канцелярского брошюратора до большого универсального копировального аппарата.

С другой стороны, нет смысла в офисном помещении на десяток рабочих мест на каждый стол устанавливать принтер, когда можно использовать одно многофункциональное устройство с доступом к нему каждого из сотрудников по локальной сети. А вот один компьютер на два стола — это уже из разряда анекдотов.

Для создания хороших условий работы персонала также необходимо приобрести качественную мебель, причем не только столы и рабочие кресла. Дальновидные руководители заботятся не только об эргономике рабочих мест и комплектовании их вычислительной техникой, но и о полноценном отдыхе сотрудников. Конечно, купить кабинет руководителя нужно в первую очередь. Но для создания уголков и комнат отдыха для сотрудников, укомплектованных удобными диванами, креслами и кофемашинами, тоже выделяются немалые средства из бюджета компании. Ведь хорошо известно, что для наиболее продуктивной работы необходимо создавать условия, а это — качественная техника и возможности для полноценного отдыха.

Проектирование локальных вычислительных сетей, использование облачных технологий и веб-сервисов для совместной работы над документами — еще один способ оптимизации офисной работы. Особенно действенными являются облачные технологии, при грамотном использовании которых значительно сокращаются затраты на программное обеспечение и минимизируются потери времени на сведение версий одного документа. Не менее важна и продажа офисной мебели для создания благоприятных условий. На этом экономить нельзя.