18.10.2020 00:20

Преимущества создания и использования в работе электронных архивов

Сегодня многие организации - представители самых различных областей и направлений бизнеса предпочитают переходить на электронные системы документооборота, или, как их еще достаточно часто называют, электронные архивы. Причем, стоит отметить, что сам по себе любой электронный архив, в целом, позволит легко и оперативно оптимизировать работу компании абсолютно любого масштаба. Параллельно подобные архивы помогут сократить затраты на хранение и обслуживание оригиналов тех же бумажных документов, а также оптимизировать время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (такими, как, например, контрагент, тема, услуга, поставщик и т.п.).

Также ведение электронного архива поможет обеспечить своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж, предотвратить всяческий риск утраты документов и заметно сократить затраты на их хранение и обслуживание.

В целом же, любой такой электронный архив способен обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом всех установленных прав, более чем на 90 % сокращает необходимость использования бумажных оригиналов документов, а также организует обмен данными между различными информационными системами клиента на высочайшем уровне контроля и надежности.

Реализуются же подобные электронные архивы сегодня, как правило, на базе как программного обеспечения, разработанного специализированными компаниями, так и с использованием разработок от ведущих ИТ-компаний. При этом сами компании, оказывающие подобные услуги, готовы обучить сотрудников организаций заказчиков всем существующим методикам сканирования документов, а также готовы предоставить всю необходимую инфраструктуру во временное пользование на проект.

Некоторые из них предлагают достаточно интересные и доступные облачные решения по хранению и использованию электронных копий документов клиентов. Причем многие из них специализируются на создании электронных архивов для юридических лиц с объемом документов от 10000 штук и более. 

В свою очередь, комплекс работ по созданию электронного архива включает в себя такие этапы, как: подготовительные работы, сканирование документов, текстовое распознавание, индексацию, формирование электронных книг, настройку системы и последующий экспорт данных, передачу системы заказчику и последующее обучение работы с ней пользователей у клиента. При этом заказчику также параллельно гарантируется полная конфиденциальность и безопасность содержащейся в архивах информации. К слову, в процессе создания архивов используются самые современные системы безопасности и контроля доступа. Также при необходимости производится своевременное уничтожение всех документов.

На сайте подобных компаний представлены многие реализованные ими проекты в компаниях из самых различных сфер бизнеса и масштаба. При этом на них же можно найти достаточно полезные и интересные материалы по тематике создания таких электронных архивов.

В случае же возникновения каких-либо вопросов можно в любой момент обратиться к их специалистам. И они максимально подробно и развернуто на них ответят в максимально короткие сроки. Также можно задать им вопрос через сайт, воспользовавшись специальной онлайн-формой для обращения. Кроме того, прямо на нем можно рассчитать стоимость создания подобного электронного архива, задав все необходимые параметры и прочие нужные для расчета данные.

В целом же, судя по открытой статистике посещаемости их веб-сайтов, их услуги в последнее время пользуются все большей популярностью. Причем среди представителей самых различных компаний и организаций, предлагающих те или иные услуги населению нашей необъятной страны. В числе них и ведущие гранды отечественного производства, и прочие компании, работающие в промышленности.

Всем пользователям для работы доступен личный кабинет, к которому можно получить доступ и впоследствии отслеживать все этапы по оказанию услуг создания электронного архива. Это, в свою очередь, очень прозрачно и удобно.

Отдельного внимания среди прочих заслуживают также периодически предлагаемые подобными компаниями разного рода интересные акции и специальные предложения, благодаря которым можно создать архив со значительной скидкой.