Современные способы хранения документов

Если у вас есть собственная фирма, или вы в ней работаете, то вы, наверное, знаете, сколько документов постоянно появляется на работе каждый день. Порой, большую часть фирмы занимают коробки со старыми и новыми документами, и деть их некуда, ведь в определённый момент они могут потребоваться. Поэтому, именно для освобождения места в фирме от множества коробок с макулатурой, было придумано электронное хранилище документов. Данная система позволяет максимально избавиться от ненужных документов так, чтобы они всегда находились под рукой.

При этом передача документов в электронное хранилище осуществляется двумя способами. Первым из них является сканирование всех документов фирмой на своём оборудовании и последующая их передача на защищенные сервера электронных хранилищ, где производится их упорядочивание и архивация данных. После этого, посредством доступа к серверу хранилища, вы всегда сможете получить свои документы обратно. Вторым способом хранения ваших документов, является передача их во внеофисное хранилище документов.

В данном случае, при договорённости с сотрудниками хранилища, они приезжают к вам в фирму, производят сбор и опечатку документов, затем погружают их в грузовую машину в специальный сейф и увозят в специально размещённый склад для архивного хранения дел. Причем купить сейф в Москве, например, можно сегодня без особых проблем и по достаточно привлекательной цене в специализированных компаниях, многие из которых имеют собственные онлайн-представительства в глобальной сети. При этом на их веб-сайтах представлены различные модификации надежных и прочных сейфов самого разного типа, класса защищенности и вместимости.

В случае же, если вам потребуются какие-либо документы, сотрудники хранилища найдут их на складе с помощью архива и доставят вам в офис. Для удобства хранения и получения быстрого доступа к документам, хранилища также предлагают формирование переплётов для ваших документов, составление описей и выявление ненужных или выработавших свой срок документов. Для тех же документов, которые закончили свой срок действия, предоставляется конфиденциальное уничтожение бумаг, чтобы уменьшить архив и ускорить работу с ним.

Итак, заключая сотрудничество с компанией, занимающейся электронным хранилищем документов, вы получаете следующие преимущества: упорядочивание документов, за счёт их индексации и правильного распределения; оперативность в доступе к документам, так вы всегда сможете воспользоваться нужным вам документом, загрузив его с сервера хранилища либо оставив заявку на его возврат; экономия пространства фирмы, за счёт вывоза документов в стороннее хранилище и перевод их в электронный вид; конфиденциальность информации за счёт использования системы штрих-кодирования документов в обычном хранилище и использование защищённого доступа к электронному хранилищу документов.