Автоматизация договорного документооборота в “Nokian Tyres Россия”

Компания DIRECTUM сообщила о завершении автоматизации договорной работы в компании “Nokian Tyres Россия” на базе системы DIRECTUM. Это первый этап проекта по созданию системы электронного документооборота, выполняемого петербургской компанией Avis Expert.

Концерн Nokian Tyres — мировой производитель автомобильных шин, один заводов которого находится в г. Всеволожске (Ленинградская область). Всего в российском подразделении концерна на конец июня 2010 г. работал 691 сотрудник. Специфика бизнеса компании определила большой объем договорной работы, поэтому основными задачами первого этапа стали создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования.

Сообщается, что в рамках проекта была автоматизирована работа более чем с 80 категориями договорных документов, настроено более 120 шаблонов документов и более 50 сценариев согласования и утверждения договоров с использованием электронно-цифровой подписи. При этом, благодаря разработанному механизму управления этапами согласования, появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.

Утверждается, что в ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов — от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа, как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде. Благодаря внедрению системы и автоматизации договорной работы существенно сократились сроки согласования документов и время работы с ними.

Также представители заказчика особо отметили реализацию функции штрихкодирования документов для автоматизации ввода вернувшихся от контрагента документов. В исходящих документах уникальный штрих-код генерируется при их создании, входящие документы маркируются бумажными термоэтикетками с штрихкодом, изготовленными компанией "Markerovka.ru". Использование штрихсканеров позволяет пользователям моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизиты, наличие ЭЦП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.

В рамках проекта была настроена интеграция DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющая динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой “1С”. Таким образом, исключается двойной ввод данных в различные бизнес-приложения информационного пространства компании и обеспечивается своевременное наличие актуальных данных в системе электронного документооборота.

Факты о проекте:

• за первый месяц эксплуатации системы было зарегистрировано более 500 договорных документов;
• за первый месяц эксплуатации системы более 200 договоров полностью прошли цикл согласования и утверждения в электронном виде и переданы в архив;
• количество пользователей — 120;
• количество видов и категорий документов — более 80;
• количество шаблонов договоров — более 120;
• количество сценариев типовых маршрутов — более 50;
• срок выполнения проекта — 2 месяца.