21.09.2010 00:00

Автоматизация документооборота в Администрации Невинномысска

Компания “Электронные Офисные Системы” (ЭОС) сообщила о завершении очередного этапа внедрения своего программного продукта “ДЕЛО” в Администрации города Невинномысска (Ставропольский край). Данный проект была начать местным интегратором “Бизнес-ИТ” в прошлом году, при этом задание на его реализацию подразумевало решение следующих задач:

• организацию унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота и ведения баз данных документов. Причем оперативно получить все необходимые данные о юридическом лице из подответственных органов, например, выписку из ЕГРЮЛ срочно онлайн, - можно уже сегодня в открытую в Интернете с помощью специальных сервисов;
• обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним;

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения — отправки, списания в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

• сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

• сокращение сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов;

• обеспечение автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

• организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников органов местного самоуправления Невинномысска в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.

Первая часть проекта по внедрению “ДЕЛО” была завершена к декабрю 2009 г. К этому моменту было автоматизировано 13 рабочих мест, а также проведено необходимое обучение сотрудников. Заметим, что пользователи изучали систему на реальных документах и прямо на своих рабочих местах, непосредственно перед запуском системы в опытную эксплуатацию. В июне 2010 г. был завершен второй этап проекта. Администрацией закуплены для структурных подразделений Невинномысска дополнительные лицензии системы на 21 рабочее место. К настоящему моменту вся входящая корреспонденция в Администрации города регистрируется в СЭД и передается для дальнейшей обработки в электронном виде. В планах Администрации дальнейшее развитие проекта по автоматизации делопроизводства и документооборота.