18.11.2012 14:44

Основные элементы и преимущества внедрения системы электронного документооборота

Сегодня в век высокоразвитых информационных технологий со стороны разработчиков информационных систем очень большое внимание уделяется созданию и внедрению в существующие ИТ-среды систем, автоматизирующих и упрощающих многие бизнес-процессы в организации.

В число таких систем входят сегодня различные системы электронного документооборота. Благодаря их созданию и внедрению ускоряются и автоматизируются процессы сбора и подачи отчетности в соответствующие органы, оптимизируется и становится более эффективным внутренний документооборот в организации и т.д. Более того, электронный документооборот может практически полностью интегрироваться с действующей CRM или ERP-системой в организации, что позволяет получать доступ к корпоративным документам сотрудникам, находящимися, в том числе, и вне головного офиса компании. Таким образом, внедрение системы электронного документооборота (или, сокращенно, СЭД) позволит построить высокопроизводительное решение по обработке потоков документов по транзакциям.

Одним из важных звеньев такого решения является электронный архив для обработанных документов, который, в априори, должен поддерживать структуру классификации архивных документов, а также в обязательном порядке обеспечивать их конфиденциальность и целостность. Кроме того, требования, которые предъявляются сегодня к таким электронным архивам, включают в себя контроль доступа к документации в строгом соответствии с политикой безопасности в организации и обеспечение высокого уровня производительности и надежности.

Другим важным звеном в типовой СЭД является электронно цифровая подпись (или ЭЦП), с помощью которой становятся легитимными все внутриорганизационные и важные документы. По своей технологии ЭЦП выдается третьей стороной - Удостоверяющим центром и выступает в роли идентификатора принадлежности того или иного участника правовых отношений. В большинстве случаев ЭЦП представляет собой программно-аппаратный комплекс, в состав которого входят специальный ключ защиты в виде usb-flash и соответствующее программное обеспечение.

Готовые программы для электронного документооборота, а также электронные архивы предлагают сегодня ведущие разработчики СЭД как в России, так и за рубежом. Огромный опыт создания и внедрения систем документооборота в организации различного масштаба и профиля деятельности позволяют им уверенно чувствовать себя при разработке и реализации самых сложных и специфических проектов.