08.02.2017 22:39

Преимущества сканирования документов для электронного документооборота

В последние годы всё большей популярностью среди российских компаний пользуется оцифровка документов. При этом многие организации сегодня стремятся вести делопроизводство уже не в бумажном, а в электронном виде. И в этом неоценимую помощь им оказывает сканирование документов. К слову, полученные таким образом документы в электронном виде обладают высокой степенью сохранности.

Причем впоследствии отсканированные документы являются надёжной базой для создания электронного архива. Для сканирования же документов требуется всего лишь сканер и компьютер. При этом с помощью специальной программы, установленной на компьютере, осуществляется сканирование и редактирование документов.

Примером в таком случае может служить программа ABBYY FineReader, которая, кроме сканирования документов, позволяет еще и легко распознавать тексты на многих языках. Причем можно свободно воспользоваться предложенным ей стандартным инструментом «Мастер работы со сканером».

Само же сканирование документов – это, по сути, перевод документов из бумажного вида в цифровой. В принципе, в сканировании используется та же технология, что и при копировании - производится мгновенный снимок документа в сканере, и затем данные передаются в компьютер. При этом сканировать можно документы не только чёрно-белого, но и цветного вида. Причем качество отсканированного изображения на экране монитора будет довольно высоким независимо от цвета документа.

Кроме того, сканировать можно даже фотографии. Для этого необходимо в настройках задавать самое большое разрешение изображения, чтобы оно было чётким. И сегодня существуют сканеры, которые позволяют сканировать документы с двухсторонней печатью, не переворачивая лист документа.

Также современные сканеры легко распознают документы с разным размером шрифта. При этом многие руководители организаций для сканирования документов привлекают сторонних специалистов ввиду отсутствия сканера. В свою очередь, это позволяет сэкономить значительные денежные средства, так как современные сканеры стоят немалых денег.

К тому же, профессиональное сканирование документов гарантирует высокое качество данных на выходе. А конечной стадией сканирования документов является их запись в цифровом виде в базу данных, т.е. создаётся архив.

Храниться же электронные документы могут на серверах или на съёмных носителях информации, которыми могут быть винчестеры, DVD-диски, флэшки и другие запоминающие устройства. Причем это зависит от того, какие именно задачи ставит руководитель организации.